AOG Y REPUESTOS URGENTES · ACTUALIZADO JUL. 2026
Las primeras cuatro horas después de que se pare una máquina deciden si pierdes un turno o tres días. No por el avión: por el tiempo que tardas en tener los cinco datos que cualquier transitario necesita para reservar bodega. Casi nadie los tiene a mano cuando llama, y esa media hora de búsqueda suele ser exactamente la que separa el vuelo de esta noche del vuelo de mañana.
El reloj empieza al parar la máquina, no al llamar al transitario
La secuencia habitual en una parada no planificada es esta: mantenimiento diagnostica, alguien busca el número de referencia, se llama al fabricante, el fabricante confirma stock a media tarde y entonces —solo entonces— alguien se acuerda de llamar a logística. Para ese momento se han ido cinco o seis horas y el corte de aceptación del carrier en el aeropuerto de origen ya ha pasado.
Se puede hacer al revés. Estas son las primeras cuatro horas de una parada bien gestionada:
| Momento | Mantenimiento | Compras / logística |
| H+0 | Diagnóstico e identificación de la pieza | — |
| H+1 | Referencia confirmada + foto de la pieza vieja | Avisa al transitario de que puede haber un AOG |
| H+2 | Llamada al fabricante: ¿hay stock y dónde? | Mira frecuencias del corredor y corte de aceptación |
| H+3 | Peso, medidas y contenido peligroso confirmados | Reserva de bodega |
| H+4 | Orden de compra emitida | Recogida en marcha |
La diferencia con la secuencia habitual está en la fila H+1: avisar al transitario antes de tener la orden de compra cerrada. Un aviso previo no compromete a nada y permite mirar disponibilidad mientras compras negocia. En corredores europeos de una sola frecuencia diaria, ese adelanto vale 24 horas completas.
💡 Avisa aunque no sea seguro
Un preaviso que luego se cae no cuesta nada. Una reserva que no se hizo a tiempo cuesta un día de producción. Escríbenos en cuanto sospeches que hay parada, aunque todavía no tengas confirmado el proveedor.
Los cinco datos que desbloquean la reserva
Nada de esto requiere que la pieza esté comprada. Con estos cinco datos se puede bloquear espacio en un vuelo:
Dirección exacta de recogida
No vale «la fábrica de Módena». Hace falta calle, número, código postal y, sobre todo, horario del almacén. Muchos proveedores industriales cierran expediciones a las 15:00 y eso condiciona el vuelo entero.
Peso real y medidas del bulto embalado
Del bulto, no de la pieza. Un rodamiento de 40 kg sobre un palé de madera pesa 65 y mide bastante más. Si la pieza pasa de dos metros en su lado mayor, dilo aparte: cambia el tipo de avión que puede llevarla.
Si lleva batería, aceite, gas o líquido
Este es el dato que más vuelos tira. Servomotores con batería de respaldo, amortiguadores con gas a presión, bombas usadas con aceite residual dentro: todo eso convierte el envío en mercancía peligrosa sujeta a normativa IATA, con embalaje y documentación propios. Mejor sobredeclarar la duda que descubrirlo en el aeropuerto.
Valor de la pieza y descripción real
Para la factura y el despacho. «Spare part» y un valor simbólico son la forma más rápida de que la aduana pare el envío. Descripción concreta, valor coherente y, si lo tienes, la partida arancelaria.
Cuánto te cuesta cada hora de parada
Parece un dato comercial y es un dato operativo: es lo que determina si te conviene un aéreo consolidado, un express o un courier a bordo. Sin esa cifra, cualquiera te vende la vía más cara. Con ella, la decisión es aritmética.
AOG / Urgente — la foto vale más que la descripción
Una foto de la pieza vieja junto a un metro o una mano resuelve en diez segundos discusiones sobre medidas que por email duran media hora. Si además fotografías la placa de características, tienes referencia y fabricante sin buscarlos.
Cómo decidir la vía sin depender de que te la recomienden
Con el dato del coste por hora en la mano, la elección se hace sola. La regla práctica es comparar lo que cuesta un día más de parada contra lo que cuesta subir de categoría de transporte:
Parada por debajo de 500 €/h. Casi nunca compensa el aéreo urgente. Mira transporte terrestre dedicado o aéreo consolidado estándar y planifica el turno.
Entre 500 y 3.000 €/h. Zona del aéreo express. El sobrecoste frente al consolidado se recupera con unas pocas horas de producción salvadas.
Por encima de 3.000 €/h con pieza pequeña. Entra en juego el courier a bordo, que viaja como equipaje de mano acompañado. Caro en absoluto, barato comparado con la alternativa.
Pieza que no cabe en bodega comercial. Aquí la decisión no es económica sino física: o vuelo cargero o carretera. Lo antes que lo sepas, mejor podrás planificar.
Las tres vías, con plazos y órdenes de coste, están desglosadas en el protocolo AOG completo. Y si lo que estás valorando es si el aéreo compensa siquiera frente al courier integrado, la comparación está en los tipos de carga aérea.
Tienes los cinco datos. Nosotros tenemos la bodega.
Mándanoslos y te devolvemos vía recomendada, plazo real y precio cerrado el mismo día.
Los tres errores que cuestan un día entero
⚠️ Esperar a la orden de compra para avisar
El circuito de aprobación interna de una compra urgente puede llevar horas. La reserva de bodega no necesita esa aprobación: necesita saber que existe la posibilidad. Son dos procesos que deben correr en paralelo, no en fila.
⚠️ Mandar la pieza al aeropuerto por tu cuenta
Pasa más de lo que parece: el proveedor «se ofrece a acercarla» al aeropuerto de origen. Sin reserva confirmada ni AWB emitido, la mercancía se queda en el almacén del handling sin que nadie pueda tocarla, y recuperarla lleva más tiempo que haberla dejado quieta.
⚠️ Dejar la factura para el final
La documentación puede ir por detrás de la mercancía, pero no puede faltar cuando el avión aterriza. Una factura incompleta a las 22:00 significa que el despacho anticipado no se presenta y la carga espera al día siguiente. Cómo funciona ese trámite está en la guía de despacho urgente en aduana aérea.
Qué preparar en planta mientras la pieza vuela
Las horas de vuelo son las únicas del proceso en las que no puedes acelerar nada. Aprovéchalas:
Confirma quién recibe y en qué horario. Una entrega a las 21:30 con la nave cerrada es una entrega perdida. Si hace falta, deja a alguien de guardia.
Ten el equipo de montaje disponible. Que la pieza llegue a las 18:00 y el técnico entre a las 6:00 del día siguiente convierte un AOG de 24 h en uno de 36.
Prepara medios de descarga si la pieza es pesada. Una furgoneta dedicada no lleva plataforma elevadora. Para 380 kg necesitas carretilla y alguien que la maneje.
Guarda el número de AWB. Es el identificador con el que se sigue el envío en todo momento. Cómo leerlo está explicado en la guía del Air Waybill.
Cómo lo hacemos en VIAMARIS
Aceptamos preavisos sin compromiso. Si nos escribes en H+1 con «puede que tengamos una parada», miramos disponibilidad igualmente. No cobramos por mirar.
Preguntamos por la mercancía peligrosa en la primera llamada. Es la comprobación que más vuelos salva, y la que más transitarios se saltan por ir rápido.
Como agente IATA acreditado, miramos varias aerolíneas a la vez. Trabajar en red de carriers colaboradores significa que no dependemos de una sola programación para encontrar bodega.
Despacho aduanero propio ante la AEAT. Presentamos la declaración anticipada nosotros, sin cadena de terceros de por medio. Es donde se ganan las horas.
Te decimos si no te hace falta. Si tu parada no justifica el aéreo urgente, lo dirás en la primera conversación y no en la factura.
Preguntas frecuentes
¿Puedo pedir reserva sin tener la orden de compra aprobada?
Sí, y es lo recomendable. La reserva de bodega y la aprobación interna de la compra son procesos independientes: hacerlos en paralelo puede ahorrar un día entero. Si la compra finalmente no sale, la reserva se cancela.
¿Qué pasa si no sé el peso exacto?
Una estimación razonable sirve para reservar. Lo que no sirve es equivocarse en el orden de magnitud: confundir 40 kg con 400 kg cambia el tipo de avión y obliga a rehacer la reserva. Si dudas, pide al proveedor el peso del bulto embalado, que suele tenerlo en ficha.
Mi proveedor dice que él se encarga del envío. ¿Le dejo?
Depende de si te da número de vuelo y AWB o solo un «mañana sale». Un proveedor industrial que expide por su courier habitual mueve la pieza en su red y su calendario, sin prioridad ninguna. En una parada de línea eso rara vez es lo que necesitas.
¿Cómo sé si mi repuesto es mercancía peligrosa?
Si contiene baterías de cualquier tipo, gas a presión, aceites, disolventes o pintura, muy probablemente lo sea según la normativa IATA. También lo es una pieza usada que conserve restos de fluido dentro. Ante la duda, pide al fabricante la ficha de datos de seguridad y mándanosla.
¿Merece la pena un courier a bordo para una pieza de 30 kg?
Raramente. El courier a bordo tiene sentido con piezas pequeñas, valor alto y una parada que cuesta miles de euros por hora. Para 30 kg y una parada de coste medio, el aéreo express suele llegar casi igual de rápido por una fracción del precio.
¿Cuánto se tarda desde que os doy los datos hasta que la pieza está en el aire?
Con los cinco datos completos y la pieza disponible en origen, la reserva se hace en menos de una hora. Que el vuelo salga esa misma noche o a la mañana siguiente depende del corte de aceptación del carrier en el aeropuerto de origen y de la bodega disponible.
¿Y si la parada ocurre un viernes por la tarde?
Es el peor escenario, porque muchos almacenes de proveedor cierran hasta el lunes. Aun así, se puede ganar tiempo: dejar la reserva hecha y la recogida programada para el lunes a primera hora ahorra medio día frente a empezar el trámite el lunes por la mañana.
La próxima parada no avisa. La preparación, sí.
Guarda nuestro contacto antes de necesitarlo. Y si la máquina ya está parada, escríbenos ahora con lo que tengas: empezamos a mirar bodega mientras completas el resto.
Si quieres ver el otro lado del proceso —qué ocurre desde que reservamos bodega hasta que la furgoneta llega a tu nave— lo tienes paso a paso en cómo activamos un repuesto urgente por vía aérea. Y si te interesa qué aparece en la factura además del flete, están desglosados los costes ocultos de la importación aérea. Quién es cada actor de la cadena —carrier, GSA, agente IATA, handling— está en esta guía de roles.
FUENTES OFICIALES
Última actualización: julio 2026 — Checklist de las primeras horas revisado con la operativa de preaviso y despacho anticipado.
Plazos y cifras orientativos del mercado, sujetos a variación según ruta, aerolínea, disponibilidad de bodega, temporada y despacho de aduanas. VIAMARIS SHIPPING opera como agente IATA acreditado y transitario colaborador en red de carriers, no como operador aéreo. Para una cotización exacta, solicita estudio personalizado.